ARTIKEL

Cara Mengetahui Email Sudah Dibaca atau Belum, Ini Penjelasan dan Triknya!

Email masih menjadi salah satu media komunikasi yang paling banyak digunakan, baik untuk urusan pekerjaan, bisnis, pendidikan, maupun keperluan pribadi. Saat mengirim email penting, tidak jarang muncul pertanyaan, "Apakah email saya sudah dibaca oleh penerima?"

Sayangnya, tidak semua layanan email menyediakan fitur yang dapat memberi tahu apakah sebuah email telah dibuka atau belum. Namun, ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mengetahui status email, baik menggunakan fitur bawaan maupun bantuan aplikasi pihak ketiga.

Artikel kali ini akan membahas berbagai cara mengetahui apakah email sudah dibaca atau belum beserta hal-hal yang perlu kamu ketahui.

Apakah Bisa Mengetahui Email Sudah Dibaca?

Jawabannya bisa, tetapi tergantung layanan email yang digunakan.

Beberapa layanan email, seperti Gmail melalui akun Google Workspace (bisnis atau pendidikan), menyediakan fitur Read Receipt atau kamu terima telah dibaca. Namun, fitur ini umumnya tidak tersedia pada akun Gmail pribadi.

Selain itu, ada juga layanan pelacak email (email tracking) yang dapat memberikan informasi ketika email dibuka oleh penerima. Meski demikian, hasil pelacakan tidak selalu 100% akurat karena bergantung pada pengaturan privasi penerima, seperti pemblokiran gambar atau penggunaan aplikasi email tertentu.

Cara Mengetahui Email Sudah Dibaca

1. Menggunakan Fitur Read Receipt di Gmail (Google Workspace)

Jika Kamu menggunakan akun Gmail yang disediakan oleh perusahaan atau institusi pendidikan (Google Workspace), Kamu dapat memanfaatkan fitur Read Receipt.

Cara menggunakannya:

• Buka Gmail.
• Klik Tulis (Compose).
• Masukkan alamat email tujuan.
• Klik ikon Opsi lainnya (tiga titik) di bagian bawah.
• Pilih Request Read Receipt (Minta kamu terima telah dibaca).
• Kirim email.

Jika penerima menyetujui permintaan tersebut (atau administrator mengatur agar persetujuan tidak diperlukan), kamu akan menerima notifikasi ketika email dibuka.

Catatan: Fitur ini tidak tersedia pada sebagian besar akun Gmail pribadi dan bergantung pada kebijakan administrator Google Workspace.

2. Menggunakan Outlook

Microsoft Outlook juga memiliki fitur untuk meminta kamu terima telah dibaca.

Langkah-langkahnya:

• Buka Outlook.
• Buat email baru.
• Pilih menu Options.
• Centang Request a Read Receipt.
• Kirim email.

Jika penerima mengizinkan pengiriman kamu terima, Kamu akan memperoleh notifikasi setelah email dibaca.

3. Menggunakan Ekstensi Email Tracking

Bagi pengguna Gmail pribadi, salah satu alternatif adalah menggunakan layanan email tracking.

Beberapa layanan yang populer antara lain:

• Mailtrack
• Mailsuite
• Yesware
• Boomerang for Gmail
• HubSpot Sales Extension

Umumnya, layanan tersebut bekerja dengan cara menambahkan piksel pelacak (tracking pixel) pada email. Ketika penerima membuka email dan gambar dimuat, sistem akan mencatat bahwa email telah dibuka.

Beberapa fitur yang biasanya tersedia meliputi:

• Notifikasi saat email dibuka.
• Jumlah email dibuka.
• Waktu email dibuka.
• Perangkat yang digunakan.
• Lokasi perkiraan (pada beberapa layanan dan jika tersedia).

Perlu diperhatikan bahwa sebagian layanan menawarkan fitur gratis dengan keterbatasan, sedangkan fitur yang lebih lengkap biasanya tersedia dalam paket berbayar.

4. Meminta Konfirmasi dari Penerima

Cara paling sederhana sekaligus paling akurat adalah meminta penerima memberikan balasan atau konfirmasi.

Misalnya, Kamu dapat menambahkan kalimat seperti:

• "Mohon konfirmasi apabila email ini sudah diterima."
• "Mohon balasan setelah Kamu membaca email ini."
• "Mohon informasikan jika email ini telah diterima dengan baik."

Cara ini sangat efektif untuk email yang bersifat resmi atau berkaitan dengan pekerjaan.

Mengapa Email Tidak Bisa Dipastikan Sudah Dibaca?

Meskipun menggunakan fitur pelacakan, ada beberapa kondisi yang membuat status email tidak dapat dipastikan.

Beberapa penyebabnya antara lain:

Penerima Menolak Read Receipt

Pada Outlook maupun Gmail Workspace, penerima dapat memilih untuk tidak mengirim tKamu terima telah dibaca.

Gambar Diblokir

Sebagian layanan email memblokir gambar secara otomatis.

Karena email tracking biasanya menggunakan gambar kecil (tracking pixel), sistem tidak dapat mendeteksi bahwa email telah dibuka.

Email Dibaca dalam Mode Offline

Jika penerima membuka email saat perangkat tidak terhubung ke internet, pelacakan baru akan terjadi ketika perangkat kembali online atau bahkan tidak tercatat sama sekali, tergantung aplikasi email yang digunakan.

Menggunakan Aplikasi Email Tertentu

Beberapa aplikasi email memiliki sistem keamanan yang mencegah pelacakan demi melindungi privasi pengguna.

Tips Agar Email Cepat Dibuka oleh Penerima

Selain mengetahui apakah email telah dibaca, Kamu juga bisa meningkatkan peluang email dibuka dengan beberapa cara berikut.

1. Gunakan Subject Email yang Jelas

Judul email yang spesifik lebih menarik perhatian dibandingkan judul yang terlalu umum.

Contoh:

✔ "Konfirmasi Jadwal Meeting Jumat, 10 Juli"

lebih baik daripada

✘ "Halo"

2. Kirim pada Waktu yang Tepat

Untuk email pekerjaan, waktu terbaik umumnya adalah:

• Pukul 08.00–10.00 pagi.
• Pukul 13.00–15.00 siang.

Hindari mengirim email terlalu larut malam jika tidak mendesak.

3. Tulis Isi Email yang Ringkas

Email yang singkat, jelas, dan langsung pada inti pembahasan cenderung lebih cepat dibaca hingga selesai.

4. Sertakan Call to Action (CTA)

Jika membutuhkan respons, tuliskan tindakan yang diharapkan.

Contohnya:

• Mohon konfirmasi sebelum pukul 17.00 WIB.
• Mohon memberikan persetujuan.
• Mohon balas email ini apabila ada pertanyaan.

Apakah Aman Menggunakan Email Tracking?

Secara umum, layanan email tracking dari penyedia tepercaya cukup aman digunakan. Namun, Kamu tetap perlu memperhatikan beberapa hal:

• Pilih layanan yang memiliki reputasi baik.
• Hindari memberikan akses berlebihan ke akun email.
• Baca kebijakan privasi layanan sebelum menggunakannya.
• Gunakan hanya untuk kebutuhan profesional atau bisnis.

Perlu diingat juga bahwa di beberapa organisasi atau negara, penggunaan pelacakan email dapat diatur oleh kebijakan privasi tertentu. Oleh karena itu, pastikan penggunaannya sesuai dengan aturan yang berlaku.

Mengetahui apakah email sudah dibaca memang memungkinkan, tetapi caranya bergantung pada layanan email yang digunakan. Pengguna Google Workspace dan Microsoft Outlook dapat memanfaatkan fitur Read Receipt, sedangkan pengguna Gmail pribadi dapat mempertimbangkan layanan email tracking dari pihak ketiga.

Namun, hasil pelacakan tidak selalu akurat karena dipengaruhi oleh pengaturan privasi, aplikasi email, dan keputusan penerima untuk mengizinkan atau menolak tKamu terima.

Untuk komunikasi yang benar-benar penting, cara paling efektif tetaplah menyertakan permintaan konfirmasi atau meminta balasan dari penerima. Dengan demikian, Kamu memperoleh kepastian bahwa email telah diterima dan dibaca, tanpa hanya mengKamulkan fitur pelacakan.

Di era serba digital, kebutuhan tidak hanya sebatas mengirim email dengan cepat, tetapi juga mengelola berbagai aktivitas keuangan secara praktis dalam satu aplikasi.

Dengan SimobiPlus dari Bank Sinarmas, kamu dapat menikmati kemudahan bertransaksi kapan saja dan di mana saja, mulai dari transfer dana, pembayaran tagihan, pembelian berbagai kebutuhan, hingga mengakses beragam layanan perbankan dengan aman dan nyaman melalui smartphone.

SimobiPlus dirancang untuk memberikan pengalaman mobile banking yang praktis dengan berbagai fitur yang mendukung aktivitas finansial sehari-hari.

👉 Yuk, rasakan kemudahannya sekarang juga dengan mendownload SimobiPlus melalui halaman berikut.

👉 Butuh informasi layanan perbankan lainnya? Kunjungi juga halaman layanan resmi Bank Sinarmas berikut.